開會已是每個打工之日常。上班族平均每個月要開 62 場會議，且他們認為半數以上會議是浪費時間。有組織顧問建議，單純主管訓話、提升全體士氣的會議是多餘的，要讓會議進行得有效率就要留意以下 4 點：
（1） 記錄會議流程
增加開會效率的方法是每次開會有人負責會議的架構、流程和成果。組織設計與轉型顧問機構 The Ready 創辦人 Aaron Dignan 發現，有人負責記錄會議對開會流程十分有幫助。記錄員負責確保會議進行、落實眾人同意的會議形式和會議規則，在對話離題時打斷， 留意有誰是否需發言或讓步，甚至在主管違反規則時出聲提醒。
記錄員負責記下整場會議的動議和討論結果，可以用平板電腦、實時文件或工作管理員程式等。首先，主管要為每場會議選出記錄員，相隔 90 日後，可選出下位記錄員，確保每位員工有擔任的機會。
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（2）會議暫停
有時需要暫停會議以釐清論點。與其想照現有節奏把所有未完成的會議塞進時間表，不如看看能否取消之後兩周所有會議。這看似不可能，甚至不負責任，但確實做得到。調整會議形式，刪除會議多餘的檢討部分，廢除跨功能的協商管道，壓縮每周平均開會時間。如果你被會議壓得喘不過氣來，不妨先把會議延期，檢視現有會議和所需會議的差別。
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（3）回顧會議
若論哪種會議最寶貴卻少見，大概是回顧會議。回顧是讓團隊得以暫停、留意和學習。回顧會議可以是在工作有大幅進展之後，或最好是定期舉行，團隊花一或兩小時，分享各自對這段期間的心得與感想。 回顧會議有各種形式，簡單也好（按專案的時間列出高點和低點），複雜也可（喜歡之處、學習之處、缺乏之處和期盼之處) 。
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（4）開會措施
雖然少開點會議較好，但許多公司也從擴充會議架構的類型得益。建議主管可花些時間執行開會措施，結合會議架構，以利流程順暢、決策制定、意見提出，還有腦震盪等。 以下是幾個建議的開會措施：
- 由大家發言開場
以提問展開會議 ，讓大家彼此熟絡，人人開口發言，提出「大家在想甚麼？」、「大家有甚麼期待？」、「大家承擔過最大的風險是甚麼？」等常見問題
- 輪流發言和參與
當要務是速度和參與，讓每個人輪流有 1 次機會提問、回饋意見、同意別人或說明新狀況，依會議類別而定。其他人則洗耳恭聽，靜候輪到自己。
- 當場設定議程
不要先預測明天或下周最重要的事情，而是等會議實際召開後，再選出重要的主題。如果哪個主題沒談到，不必保留，要是下次開會時有人仍覺得重要就再提出來。
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Photo：pexels
撰文 : 廖淑瑩
November 07, 2020 at 08:22AM
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